Корпоративные приглашения

За сколько недель рассылать приглашения на корпоратив?

Новогодний корпоратив — 3-4 недели (декабрь забит мероприятиями). Внутренний тимбилдинг или вечеринка — 2 недели. Большая конференция или юбилей компании — 6-8 недель. Чем дольше горизонт, тем выше итоговая явка.

Как собрать точное количество гостей до бронирования зала?

Используйте RSVP с дедлайном. В приглашении укажите: «Подтвердите участие до [дата] — после этого срока места не гарантируются». Это даёт сотрудникам понятную причину ответить вовремя. По данным event-агентств, дедлайн увеличивает скорость RSVP в 2-3 раза.

Что писать в корпоративном приглашении кроме программы?

Адрес с маршрутом проезда (включая транспорт от офиса), дресс-код, тайминг с временем начала и окончания, информацию о трансфере и парковке, контакты ответственного, политику +1 (можно ли приходить с супругом/партнёром), правила фотосъёмки.

Можно ли пригласить руководителей и сотрудников по одной ссылке?

Технически — да, но лучше сегментировать. Топ-менеджмент часто получает дополнительную информацию (закрытый ужин, отдельный трансфер). Через именные ссылки эти сегменты получают разный набор блоков на странице приглашения.

Что делать с теми, кто не отвечает на приглашение?

Через 5-7 дней после отправки — напоминание персональной ссылкой в мессенджере, не общим рассылкой. Через 3 дня — звонок ответственного. По статистике корпоративов, 40-50% сотрудников отвечают только после второго напоминания.

Как пригласить сотрудников из других городов?

В приглашение нужны: данные о трансфере (или компенсация дороги), вариант проживания, тайминг с поправкой на дорогу, ответственный по релокации. Если ивент гибридный — отдельная ссылка на онлайн-подключение с тем же расписанием.

Стоит ли делать приглашение от первого лица генерального?

Да, для значимых мероприятий (юбилей компании, годовое собрание, награждения). Краткое видео-приглашение от CEO длиной 30-60 секунд увеличивает явку и эмоциональную вовлечённость. Для рутинного тимбилдинга — лишнее, достаточно подписи HR.

Как обработать персональные данные сотрудников по 152-ФЗ?

В приглашении не должно быть избыточных персональных данных (паспорт, адрес, дети). Достаточно ФИО, должности, корпоративной почты или телефона. RSVP-данные хранятся на стороне сервиса приглашений — у prigla.si данные на защищённых серверах в РФ, не передаются третьим лицам.